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PEC - Posta Elettronica Certificata

Cos'è la PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di comunicazione simile ad una normale e-mail ma con caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da conferire al messaggio inviato efficacia giuridica del tutto equivalente alla tradizionale raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno.

Il Sistema di Posta Elettronica Certificata garantisce:

la certificazione dell'invio mediante emissione di una ricevuta di accettazione che attesta la data e l'ora della spedizione ed i destinatari.
la certificazione della consegna mediante emissione di una ricevuta di consegna che attesta la data e l'ora di consegna ed il contenuto consegnato.

La normativa per le società

L'art. 16, comma 6 e 6-bis del D.L. n. 185 del 29/11/2008 (convertito con modifiche nella Legge n. 2 del 28/01/2009), entrato in vigore il 29/11/2008, stabilisce che:

"Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese...";
“Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata";
“L’Ufficio Registro Imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’art. 2630 del Codice Civile, sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di posta elettronica certificata”.

Pertanto:

Le società costituite dal 29/11/2008 in poi devono obbligatoriamente comunicare, nella domanda di iscrizione al Registro Imprese, il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) e le sue successive variazioni;
Le società costituite prima del 29/11/2008 che non hanno ancora comunicato l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) al Registro Imprese si vedranno sospendere, per tre mesi, tutte le domande presentate per l’iscrizione di un atto o di un fatto nel Registro Imprese e nel REA con la sola eccezione delle domande di deposito (p. es.: Bilanci di esercizio) in attesa che la stessa sia integrata con l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC).

La normativa per le imprese individuali

Il D.L. n. 179 del 18/10/2012 (convertito con modifiche nella Legge n. 221 del 17/12/2012), entrato in vigore il 20/12/2012, ha esteso alle imprese individuali l’obbligo di comunicazione della Posta Elettronica Certificata (PEC) al Registro Imprese.

Pertanto

Le imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al Registro imprese dal 20/12/2012 in poi devono obbligatoriamente comunicare, nella domanda, il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) e le sue successive variazioni;
Le imprese individuali già iscritte al Registro Imprese prima del 20/12/2012 devono comunicare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) e le sue successive variazioni entro il 30/06/2013:
Dalla data del 01/07/2013 le imprese individuali iscritte al Registro Imprese che non hanno comunicato il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) si vedranno sospendere, per quarantacinque giorni, le pratiche presentate fino ad integrazione delle stesse con l’indirizzo PEC; trascorso inutilmente tale periodo la pratica si intenderà non presentata.

Le imprese individuali inattive e quelle soggette a procedure concorsuali non sono obbligate ad iscrivere il proprio indirizzo di PEC al Registro Imprese.

I soggetti obbligati

Sono tenute alla comunicazione della PEC al Registro Imprese:

le imprese individuali:
le società di capitali e di persone;
le società semplici;
le società di cooperative;
le società in liquidazione;
le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie;

Ai sensi dell’art. 1, comma 19, n. 2-bis, della Legge n. 228 del 24/12/2012 anche i curatori fallimentari, i commissari liquidatori ed i commissari giudiziali (nell’amministrazione straordinaria delle grandi imprese in crisi) hanno l’obbligo di comunicare, entro 10 giorni dalla nomina, il proprio indirizzo di PEC al Registro Imprese.

Il Ministero dello Sviluppo Economico ha altresì chiarito (parere n. 223761 del 24/11/2011) che:

le società in fallimento non rientrano tra i soggetti obbligati alla comunicazione della PEC al Registro Imprese;
per società in concordato preventivo, nella fase che precede l'omologa, per quelli non liquidatori o in "prosecuzione dell'attività" è il legale rappresentante obbligato alla comunicazione della PEC al Registro Imprese;
nel caso di concordati liquidatori in fase di post-omologa l'obbligo è invece posto a carico del liquidatore.

Come comunicare la PEC al Registro Imprese

La PEC deve essere comunicata al Registro Imprese con le modalità previste dal D.L. 31/01/2007 n. 7 convertito con modificazioni nella Legge n. 40 del 02/04/2007 (Comunicazione Unica per la nascita dell'impresa):

Per le società:

utilizzando ComUnica-StarWeb o ComUnica-Fedra per il tramite di un soggetto abilitato alla trasmissione delle pratiche al Registro Imprese;
direttamente dal Legale Rappresentante della società, purché munito di firma digitale, utilizzando l’apposita procedura semplifica online.

Per le imprese individuali

utilizzando ComUnica-StarWeb per il tramite di un soggetto abilitato alla trasmissione delle pratiche al Registro Imprese;
direttamente dal titolare dell’impresa, purché munito di firma digitale, utilizzando l’apposita procedura semplifica online.

La comunicazione della PEC può essere effettuata, esclusivamente per le società, anche dai Professionisti individuati dall'art. 31, comma 2-quinquies della Legge n. 340/2000 (c.d. Professionisti Incaricati) dichiarando nella pratica:

l'incarico ricevuto da parte del Legale Rappresentante della società, la propria iscrizione all'Albo Professionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili;
l'inesistenza di procedimenti disciplinari a proprio carico.

Qualora il dispositivo di firma digitale del professionista sia dotato di "certificato di ruolo" non è necessario rendere le citate dichiarazioni.

Le istruzioni dettagliate per la compilazione della modulistica e l'inoltro della comunicazione della PEC al Registro imprese sono contenute nel "Manuale di Comunicazione della PEC" predisposto dalla Camera di Commercio di Vibo Valentia.

Diritti di segreteria

La comunicazione al Registro Imprese del solo indirizzo PEC e delle sue eventuali variazioni è esente da diritti di segreteria e da imposta di bollo.

Si precisa però che eventuali comunicazioni dell'indirizzo PEC effettuate contestualmente alla comunicazione di altre modifiche (variazione indirizzo sede, inizio/modifica attività, nomina/conferma/cessazione amministratori, ecc.) comporterà il pagamento dei dovuti diritti di segreteria e imposta di bollo.

La comunicazione al Registro Imprese dell’indirizzo di PEC da parte dei curatori fallimentari, dei commissari liquidatori e dei commissari giudiziali (nell’amministrazione straordinaria delle grandi imprese in crisi) è soggetta a diritti di segreteria per € 10,00.

La PEC nelle pratiche di Comunicazione unica

La procedura di Comunicazione Unica per la nascita dell'impresa, istituita dall'art. 9 del D.L. n. 7/2007, comporta l'utilizzo della PEC per ogni comunicazione tra l'impresa (o i suoi intermediari), l'Ufficio del Registro Imprese e gli altri Enti coinvolti.

Sia per le società che per le imprese individuali, esiste la possibilità di richiedere una casella di Posta Elettronica Certificata appartenente al dominio "@pec.it" al momento stesso di presentare la ComUnica.

In tal caso:

la casella PEC può essere richiesta mediante compilazione degli appositi campi degli applicativi ComUnica o StarWeb. (nel caso che l'indirizzo prescelto risulti già assegnato ad altro utente, la prativa verrà rifiutata e sarà necessario effettuare un nuovo invio);
nella distinta di Comunicazione Unica, da firmare digitalmente, vengono inserite le condizioni contrattuali di utilizzo della casella PEC che sarà assegnata all'impresa;
la casella è gratuita per 6 mesi;
la creazione della casella PEC viene notificata via e-mail all’indirizzo di posta elettronica indicato nel modello di ComUnica;
lo spazio disponibile è di 1 GB;
la casella potrà ricevere ed inviare messaggi di posta elettronica non certificata;

E' opportuno precisare che l'assegnazione della PEC contestuale all'invio di una pratica di Comunicazione Unica non assolve all'obbligo previsto dall'art. 16, comma 6 del D.L. n. 185/2008 in quanto non rappresenta il domicilio elettronico dell'impresa bensì la domiciliazione eletta unicamente per le comunicazioni relative al singolo procedimento, fino all'esito finale di quest'ultimo.